Анализировать состояния базы необходимо для понимания в каком состоянии у вас находятся данные в базе, корректно ли ведётся учёт, корректно ли рассчитываются основные, управленческие и производственные операций.
В данной статье приведен механизм проведения проверки базы на корректность ведения учёта на примере 1С Управление нашей фирмой (УНФ), но для 1С Управление торговлей (УТ), 1С Комплексная автоматизация, 1С Розница, 1С ERP и др. шаги схожие.
Анализ базы необходимо выполнять как самим руководителям, бухгалтерам, так и при обращении на услуги по сопровождению базы.
Проверка состояния базы 1С на примере УНФ
Список необходимых операций по экспресс проверке состояния базы:
- Анализ настроек функционала базы – необходимо выполнить анализ настроек, так как в зависимости от установленных настроек система может вести себя тем или иным образом, по-разному могут отрабатывать движения документов. Например, включено ли резервирование товаров, включен или нет контроль отрицательных остатков, ведётся ли учёт по одной или нескольким организациям, ведётся ли учёт по одному или нескольким складам, используется ли ордерное хранение, выполняются ли передачи между организациями, учёт ведётся по одной или нескольким валютам, используются ли характеристики номенклатуры или спецификации, и т.д.
Для просмотра настроек необходимо перейти в раздел «Настройки» - «Ещё больше возможностей»:
Включение настроек в УНФ
- Анализ доработок, обработок и расширений– если таковые имеются базе, то необходимо выявить для каких целей они были выполнены и какое они оказывают влияние на типовое поведение системы (данный пункт подробно и корректно может проанализировать только программист).
- Анализ внешних печатных форм и внешних отчётов– если таковые имеются базе, то необходимо определить какие данные они собирают и/или отражают, какое значение имеют для принятия управленческих решений пользователями программы (данный пункт подробно и корректно может проанализировать только программист).
- Необходимо проверить имеются ли в базе отрицательные остатки- так как они влияют на выполнение операций по закрытию месяца, расчёт себестоимости, рентабельности и расчёт валовой прибыли. Обязательно проверить включен или нет контроль отрицательных остатков. Уточнить у пользователей изменялось или нет положение этой галочки и если да, то зачем. Например, для проведения документа отключили контроль остатков, провели документ и включили галочку обратно, документ выполнил некоренные движения, которые в последствии могут повлиять на операции по закрытию месяца. Проверить включен ли контроль отрицательных остатков можно «Настройки» - «Корректировка данных» - «Контролировать остатки при проведении»:
Проверка отрицательных остатков
Контроль отрицательных остатков
Для проверки отрицательных остатков воспользуйтесь отчётами:
«Запасы» - находится в разделе «Склад», для визуализации необходимо добавить фильтр «количество конечный остаток <0»
Отчёты для проверки отрицательных остатков
«Отрицательные остатки товаров» - находится в разделе «Склад»
Отчёт Запасы
Отчёт Отрицательные остатки товаров
- Необходимо проверить корректность расчёта себестоимости – с помощью расчёта себестоимости можно узнать сколько потребуется финансовых затрат для создания или производства товара или предоставления услуги с учётом всех затрат на материалы, труд и другие ресурсы. Себестоимость является одним из ключевых показателей в управлении бизнесом, а также в отраслях производства и обслуживания. Рассчитывать и контролировать себестоимость необходимо для эффективного управления бизнесом, принятия обоснованных решений о ценообразовании, улучшения прибыльности и оптимизации затрат. Проанализировать состояние себестоимости можно с помощью отчётов «Себестоимость выпуска» и «План-фактный анализ себестоимости выпуска» в разделе «Производство»:
Корректный расчёт себестоимости влияет на расчёт рентабельности и валовой прибыли.
Отчёты для проверки расчёта себестоимости
- Анализ по выполнению операции по «Закрытии месяца» - выполнялись ли данная операция и были ли ошибки при её выполнении? Необходимо выполнять данную операцию, так как операции, которые в ней находятся, влияют на управленческий и операционный учёт. Процедура по закрытию месяца находится в разделе «Компания» - «Закрытие месяца»:
Операции по закрытию месяца
Закрытие месяца
Список процедур, выполняемых при закрытии месяца:- Предварительный анализ - позволяет выявлять и исправлять в автоматическом режиме ошибки и неточности, допущенные в ходе ведения учета:
- Незачтённые авансы покупателей – программа проверяет есть ли в системе незачтённые авансы и если есть, то показывает список документов и для зачёта необходимо нажать соответствующую кнопку на форме «Зачесть»
- Незачтённые авансы поставщикам - программа проверяет есть ли в системе незачтённые авансы и если есть, то показывает список документов и для зачёта необходимо нажать соответствующую кнопку на форме «Зачесть»
- Проверка правильности выбора организаций и договоров в документах – выполняется проверка правильности выбора организации и договоров в связанных документах
- Проверка корректности выбора статей ДДС – выполняется проверка корректности указанных статей для прихода (поступление ДС) и расхода (платежи)
- Проверка округлений при перерасчёте единиц измерения – происходит проверка корректности перерасчёта количества при использовании дополнительных единиц измерения
- Закрытие месяца
- Начислить амортизацию – при включённой настройке «Имущество» выполняется автоматический расчёт амортизации. Данный расчёт необходимо выполнять ежемесячно
- Рассчитать прямые затраты – выполняется расчёт и корректировка прямых затрат, которые формируют себестоимость списания запасов и затрат. Для исключения ошибок при выполнении данного пункта на регистре накопления "Запасы и затраты" не должно быть отрицательных остатков на момент проведения операции. Такие остатки могли возникнуть, например, при отключении контроля отрицательных остатков. В этом случае будет выдано сообщение: «Обнаружены отрицательные остатки по регистрам учета затрат! Расчет себестоимости может быть выполнен некорректно и может выполняться длительное время». Проанализировать отрицательные остатки на этом регистре можно с помощью отчёта «Запасы» (данный отчёт рассмотрен выше).
- Распределить затраты – выполняется распределение косвенных затрат. Способ распределения и счет закрытия указывается в соответствующем элементе плана счетов с типом "Косвенные затраты".
- Рассчитать фактическую себестоимость - выполняется расчёт себестоимости товаров и услуг. Для исключения ошибок при выполнении данного пункта на регистре накопления "Запасы и затраты" не должно быть отрицательных остатков на момент проведения операции. Такие остатки могли возникнуть, например, при отключении контроля отрицательных остатков. В этом случае будет выдано сообщение: «Обнаружены отрицательные остатки по регистрам учета затрат! Расчет себестоимости может быть выполнен некорректно и может выполняться длительное время». Проанализировать отрицательные остатки на этом регистре можно с помощью отчёта «Запасы» (данный отчёт рассмотрен выше).
- Рассчитать финансовый результат – выполняется отнесение доходов и расходов на финансовый результат компании. Распределение доходов и расходов на финансовый результат происходит по способу, указанному в счетах с типом "Доходы", "Расходы", "Прочие доходы", "Прочие расходы" и "Проценты по кредитам". Распределяемые доходы увеличивают, а расходы уменьшают остаток по счету учёта прибыли, который указывается в направлении деятельности. Проанализировать финансовый результат можно с помощью соответствующего отчёта в разделе «Компания» - «Отчёты» - «Финансовый результат»:
Отчёт для проверки расчёта финансового результата
- Зачесть аванс по единому налоговому счёту – выполняется распределение баланса ЕНС по налогам из уведомлений и операций ЕНС, и отражается в учёте.
- Предварительный анализ - позволяет выявлять и исправлять в автоматическом режиме ошибки и неточности, допущенные в ходе ведения учета:
- Необходимо проверить устанавливается ли дата запрета редактирования – данная функция запрещает пользователям вносить какие-либо изменения и корректировки данных в закрытые периоды для предотвращения искажения данных.
Установка даты запрета редактирования
Общие проверки для большинства конфигураций 1С
Дата запрета редактирования может устанавливаться автоматически при выполнении операций по закрытию месяца:
Автоматическая установка даты запрета редактирования
- Необходимо проверить корректность расчёта рентабельности – с помощью рентабельности можно проанализировать на сколько выгодна продажа товара или оказание услуги. Например, имеется ли отрицательная, нулевая или 100% рентабельность.
Выполнить анализ рентабельности можно с помощью отчётов «Валовая прибыль» в разделе «Продажи» и с помощью отчётов «Доходы и расходы» и «Прибыли и убытки» из раздела «Компания»:
Отчёты для проверки расчёта рентабельности
- Необходимо проверить корректность расчёт валовой прибыли — это выручка за вычетом прямых переменных и постоянных производственных расходов. Она показывает, сколько остаётся денег, если выручку очистить от себестоимости. Например, имеется ли отрицательная или нулевая прибыль. Выполнить анализ валовой прибыли можно с помощью отчётов «Валовая прибыль» в разделе «Продажи».
- Используются ли в программе не типовые счета учёта – счета учёта в УНФ не такие как счета учёта в Бухгалтерии и носят более вспомогательный характер (для понимания и удобства вашего бухгалтера). Для корректных расчётов программы рекомендуем использовать типовые счета учётов.
- Выполнить сверку остатков ЕГАИС - если компания занимается продажей алкогольной продукции, то необходимо выполнить проверку настроек учёта и выполнить проверку наличия отрицательных остатков ЕГАИС. Запрос остатков можно выполнить из раздела «Компания» - «Обмен с ЕГАИС» - «Остатки ЕГАИС»:
Сверка остатков ЕГАИС
- Как выполняется хранение файлов и картинок – они могут хранится в самой базе, в томах на диске или комбинированный тип. От типа хранения зависит увеличение размера базы и её скорость работы. Посмотреть способ хранения файлов можно в разделе «Настройки» - «Настройка работы с файлами» - «Хранить файлы»:
Хранение файлов и картинок
- Какой объём памяти занимает база 1С – от размера базы зависит многое, чем она больше тем более мощный сервер требуется для её стабильной работы и работы пользователей, требуется больше места для выполнения операций по резервному копированию, скорости отработки штатных операций, больше времени для проведения анализа базы и т.д. Например, если база занимает много места и учёт ведётся очень давно можно выполнить операцию по свёртке базы.
- Проверить настройки журнала регистрации и включено ли версионирование в базе.
- Выполняется ли операции по резервному копированию базы – они могут выполняться автоматически и/или вручную.
- Настроена ли интеграция с другими системами – интеграция может быть односторонней или двусторонней, какие данные участвуют при этом, как часто она выполняется и выполняется она вручную или с помощью регламентного задания.
- Выполнялась ли ручная корректировка регистров – необходимо уточнить у пользователей с полными правами, т.к. такие корректировки могут повлиять на операции по закрытию месяца и искажение данных в отчётах.
- Актуальность текущего релиза базы – необходимо проводит регулярные обновления базы (хотя бы 1 раз месяц или квартал), так как фирмой 1С вносятся изменения и доработки под требования законодательства, а также могут вноситься дополнительные функции для удобства пользователя. Поэтому очень важно следить за актуальностью базы.
Анализировать состояние базы необходимо регулярно для исключения ошибок или быстрого их выявления для последующего исправления, чтобы не допускать ухудшения состояния базы.
Помощь в выполнении аудита 1С
Экспресс анализ может быть проведён как самостоятельно, так и с помощью наших специалистов. Если анализ проводится с помощью наших специалистов, то по выявленным ошибкам будут выданы основные рекомендации по их исправлению или выдана оценка по дальнейшим работам по их исправлению.